Die Analyse der Schrumpfungsverläufe von sieben untersuchten Einrichtungen zeigt vier Phasen, in die ein organisationaler Schrumpfungsprozess eingeteilt werden kann. Danach vollzieht sich ein Schrumpfungsprozess in einer Entstehungs-, Schrumpfungs-, Bewältigungs- und, wenn er gelingt, in einer Konsolidierungsphase.
 

1. Entstehungsphase 

Die Entstehungsphase kann durch sachliche und zeitliche Aspekte bzw.  Hinweise verdeutlicht werden. Ein wesentlicher sachlicher Hinweis kann dabei eine, wie auch immer geartete prekäre Situation wie z.B. eine dauerhaft schwierige Finanzlage in der Organisation sein. Darüber hinaus können sich bei genauer Beobachtung der Organisation erste Hinweise auf eine ggf. bevorstehende Schrumpfung z.B. durch geringe, aber immer wieder einmal zurückgehende Teilnehmendenzahlen ergeben. Unter zeitlichen Hinweisen wird verstanden, dass sich eine mögliche Schrumpfung in dieser Phase bereits sehr frühzeitig und langsam anbahnen kann, wenn z.B. bestimmte Angebote über mehrere Jahre hinweg immer weniger angenommen werden. Allerdings kann es in dieser Phase auch zu ganz kurzfristigen und überraschend auftretenden Situationsveränderungen, wie z.B. einem nicht vorhersehbaren Machtwechsel bei einer Landtagswahl kommen, der kurzfristig massive Auswirkungen auf die bisherige Förderpolitik hat.


2.Schrumpfungsphase

Die eigentliche Schrumpfungsphase kann aus einem oder mehreren initialen Ereignissen, wie z.B. einem massiven Kürzungsbeschluss mit zeitnaher Umsetzung, bestehen oder als längerer Prozess von mehreren aufeinanderfolgenden Kürzungen über mehrere Jahre hinweg beschrieben werden. Beachtenswert ist dabei, dass eine initiale Schrumpfung Folgeschrumpfungen im Sinne von „Schrumpfungsketten“ nach sich ziehen kann. Treten sie auf, bilden sie bereits den Übergang in die anschließende Bewältigungsphase.


3. Bewältigungsphase 

In der Bewältigungsphase können ganz unterschiedliche Bewältigungsformen zum Tragen kommen. Die meisten der sieben untersuchten Einrichtungen bewältigten die Schrumpfung mit Anpassungsleistungen beim Konzept, bei den Finanzen, beim Personal oder der Arbeitsorganisation. Darüber hinaus gab es in mehreren Einrichtungen eine echte Neuausrichtung der Organisation. Jeweils eine Einrichtung bewältigte die Schrumpfung durch laufen lassen/nichts tun oder die Fusion mit einer anderen Einrichtung.

4. Konsolidierungsphase

Ziel der Konsolidierungsphase ist es deshalb, die Organisation wieder auf einem niedrigeren Niveau zu stabilisieren. Das bedeutet, dass die Organisation sich dahingehend geklärt hat, in welchem neuen Rahmen, mit welchem verringerten/veränderten Auftrag die mitarbeitenden Personen gesund und mit Perspektive in die Zukunft hinein arbeiten werden und diese veränderte Organisation für die Beteiligten „Sinn“ macht. Die Untersuchung hat gezeigt, dass bis auf eine Einrichtung, die im Rahmen einer Zwangsfusion von einer anderen Einrichtung „geschluckt“ wurde, alle anderen eine positiv verlaufene Konsolidierungsphase durchlaufen konnten.
 

Wie bei jedem anderen Phasenmodell auch suggeriert die grafische Darstellung eine eindeutige Trennung der einzelnen Phasen sowie einen klaren zeitlichen Verlauf im Sinne eines Nacheinanders. In der Schrumpfungspraxis verwischen sich diese Phasen allerdings. Außerdem ist in der Praxis die Schrumpfungs- und Bewältigungsphase nicht immer leicht voneinander zu unterscheiden, da beide Phasen ineinander übergehen und/oder häufig eher parallel nebeneinander verlaufen.